Datenschutz in der Kita: Fotos, Einwilligung & Kita-App 2026

Kurz beantwortet: Was gilt beim Datenschutz in der Kita für Fotos?

Beim Datenschutz in der Kita sind Fotos der häufigste Stolperstein. Die kurze Antwort: Fotografiert das pädagogische Personal Kinder, verarbeitet der Träger personenbezogene Daten und braucht dafür eine Rechtsgrundlage – in aller Regel die schriftliche Einwilligung der Sorgeberechtigten nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Diese Einwilligung muss freiwillig, informiert und auf bestimmte Zwecke bezogen sein. Ein pauschales „Wir dürfen Fotos machen“ im Betreuungsvertrag reicht dafür nicht. Wer Fotos zusätzlich auf der Website, im Flyer oder in der Lokalzeitung zeigen möchte, braucht dafür eine eigene, gesondert abgefragte Zustimmung.

Das klingt nach viel Bürokratie, ist aber gut beherrschbar. In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Regeln für Ihren Träger gelten, wie ein sauberes Einwilligungsformular aussieht, was beim Sommerfest gilt und worauf Sie bei der Auswahl einer Kita-App achten sollten.

Welche Regeln gelten für Ihren Träger? DSGVO, SGB VIII und Kirchenrecht

Grundlage ist für alle Kitas die DSGVO. Hinzu kommt der Sozialdatenschutz: Kitas sind Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe, und § 61 Abs. 3 SGB VIII verpflichtet die öffentliche Jugendhilfe sicherzustellen, dass auch freie Träger den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten. Kommunale Kitas unterliegen außerdem dem jeweiligen Landesdatenschutzgesetz.

Kirchliche Träger haben ein eigenes Datenschutzrecht: Katholische Einrichtungen wenden das Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) an, evangelische das DSG-EKD. Die Grundprinzipien – Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Transparenz, Löschung – sind sehr ähnlich, die zuständige Aufsicht ist aber die kirchliche Datenschutzaufsicht und nicht der Landesdatenschutzbeauftragte.

Ein Hinweis zum Kunsturhebergesetz (KUG): Viele ältere Vorlagen stützen sich noch auf das „Recht am eigenen Bild“ nach §§ 22, 23 KUG. Für die Arbeit der Kita selbst schauen die Aufsichtsbehörden heute vor allem auf die DSGVO. Klären Sie im Zweifel mit Ihrem Träger oder Ihrer Datenschutzbeauftragten, welche Vorlage für Ihre Einrichtung verbindlich ist.

Unabhängig von der Trägerform gelten zwei Pflichten, die im Kita-Alltag gern untergehen. Nach Art. 13 DSGVO müssen Sie Eltern schon bei der Aufnahme verständlich informieren, welche Daten Sie wofür verarbeiten, wie lange Sie sie speichern und welche Rechte die Familie hat. Und nach Art. 30 DSGVO führt der Träger ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten – dort sollten Fotos, Portfolio und Kita-App als eigene Einträge auftauchen.

So sieht eine wirksame Fotoeinwilligung der Eltern aus

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz hat in seiner Datenschutzsprechstunde zur Fotografie in der Kita im November 2025 klar gemacht: Weder der Betreuungsvertrag noch der Bildungsauftrag nach §§ 22, 22a SGB VIII machen Fotos „erforderlich“. Die Einwilligung ist deshalb der richtige Weg – und sie sollte nach Zwecken getrennt sein.

Bei getrennt lebenden Eltern mit gemeinsamem Sorgerecht brauchen Sie die Zustimmung beider Elternteile; das betont auch der Praxisleitfaden des Landesbeauftragten für den Datenschutz Rheinland-Pfalz. Planen Sie dafür zwei Unterschriftsfelder ein.

Diese Punkte gehören in ein gutes Formular:

• Getrennte Zwecke mit eigenen Ja/Nein-Kästchen: Portfolio und Bildungsdokumentation, kitainterne Aushänge, geschützter Bereich der Kita-App, öffentliche Website, Presse und Flyer
• Klare Angabe, wer fotografiert (nur pädagogisches Personal, externe Fotografin beim Fototag) und mit welchen Geräten
• Wo die Bilder gespeichert werden und wann sie gelöscht werden, zum Beispiel spätestens beim Wechsel in die Grundschule
• Ein deutlicher Hinweis, dass die Einwilligung freiwillig ist und jederzeit widerrufen werden kann, ohne Nachteile für die Betreuung
• Kontaktdaten des Trägers und – falls vorhanden – der oder des Datenschutzbeauftragten
• Unterschrift aller Sorgeberechtigten und Datum; ein Exemplar bleibt bei den Eltern

Website, Aushang, Presse: Wo welche Einwilligung nötig ist

Kitainterne Aushänge, etwa das Foto am Garderobenhaken oder die Geburtstagsliste, sind nach dem Leitfaden aus Rheinland-Pfalz innerhalb der Einrichtung in Ordnung. Abhollisten, Telefonlisten oder Allergielisten gehören dagegen nur an Orte, die nicht für jeden Besucher einsehbar sind – also ins Büro oder in die Gruppenküche, nicht an die Eingangstür.

Für die öffentliche Kita-Website gilt: Erkennbare Kinder nur mit ausdrücklicher Einwilligung, auch auf Gruppenbildern. In der Praxis hat sich bewährt, auf der Website überwiegend Räume, Außengelände, Materialien und Hände bei der Arbeit zu zeigen. Das wirkt oft sogar authentischer als Porträtfotos und erspart Ihnen Löscharbeit, wenn eine Familie ihre Zustimmung zurückzieht.

Denken Sie bei der Website auch an die Pflichtangaben: ein vollständiges Impressum nach dem Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) und eine Datenschutzerklärung, die zu den tatsächlich eingesetzten Diensten passt. Wer eine Website erstellt, sollte Bildergalerien so planen, dass jedes Foto einem konkreten Einwilligungsstand zugeordnet werden kann.

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Sommerfest und Laternenumzug: Was gilt, wenn Eltern fotografieren?

Hier muss man zwei Situationen unterscheiden. Fotografiert die Kita selbst ein Fest, gelten die gleichen Grundsätze wie im Alltag. Die Hamburger Aufsicht empfiehlt für Veranstaltungen außerhalb des normalen Betreuungsalltags eine gesonderte Einwilligung; jährlich wiederkehrende Feste wie Laternelaufen oder Weihnachtsfeier können sie unter Umständen bereits mit abdecken, wenn das von Anfang an im Formular steht.

Fotografieren Eltern ihr eigenes Kind, liegt die Verantwortung bei ihnen als Privatpersonen. Aufnahmen für das Familienalbum sind meist unproblematisch. Wer aber gezielt fremde Kinder fotografiert oder Bilder in sozialen Netzwerken teilt, verlässt den privaten Bereich.

Ihre Kita hat das Hausrecht. Sie dürfen festlegen, dass bei Festen nur das Kita-Team fotografiert, oder Elternfotos ganz untersagen. Bewährt hat sich ein freundlicher Hinweis auf der Einladung und ein kurzes Wort der Kitaleitung zu Beginn des Festes: „Bitte fotografieren Sie nur Ihr eigenes Kind und teilen Sie keine Bilder anderer Kinder.“

Kita-App statt WhatsApp: Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Rheinland-Pfalz hält die Nutzung von WhatsApp für die dienstliche Kommunikation der Kita für nicht zulässig. Auch private WhatsApp-Gruppen, die das Team für Eltern anlegt, sind deshalb keine Lösung – selbst wenn sie im Alltag bequem erscheinen.

Eine Kita-App kann eine gute Alternative sein, aber nicht automatisch. Eine Untersuchung von Forschenden der Ruhr-Universität Bochum und des Max-Planck-Instituts für Sicherheit und Privatsphäre aus dem Jahr 2022 hat 42 Kita-Apps analysiert: Bei acht Apps fanden sie gravierende Sicherheitslücken, 40 Apps erfassten Nutzungsdaten über Tracking. Die Verantwortung für die Auswahl bleibt beim Träger.

Ein gangbarer Weg für die Einführung: Stellen Sie die geplante App am Elternabend vor, erklären Sie, welche Informationen künftig darüber laufen und welche weiterhin persönlich oder auf Papier, und holen Sie die nötigen Einwilligungen erst danach ein. Eltern, die keine App nutzen möchten, brauchen einen gleichwertigen Weg zu wichtigen Informationen – etwa Aushang, Elternbrief oder E-Mail für allgemeine Hinweise. Persönliche Daten zu einzelnen Kindern sollten dabei nicht unverschlüsselt per E-Mail verschickt werden.

Prüfen Sie vor der Einführung mindestens diese Punkte:

• Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den der Anbieter unaufgefordert bereitstellt
• Serverstandort und Unterauftragnehmer: Wo liegen Fotos und Nachrichten, wer hat Zugriff?
• Keine Werbe-Tracker und keine Weitergabe von Nutzungsdaten an Dritte zu Werbezwecken
• Rollen und Rechte: Eltern sehen nur Bilder und Nachrichten, die ihr Kind betreffen oder für die ganze Gruppe freigegeben sind
• Löschkonzept: Was passiert mit den Daten, wenn ein Kind die Kita verlässt oder der Vertrag endet?
• Dienstgeräte statt privater Smartphones – die Nutzung privater Geräte nur nach klarer Absprache mit der Kitaleitung

Speichern, löschen, widerrufen: Der Alltag nach der Unterschrift

Mit dem unterschriebenen Formular fängt die eigentliche Arbeit erst an. Ihr Team muss im Alltag wissen, welches Kind auf welchem Kanal gezeigt werden darf. Bewährt haben sich eine aktuelle Übersicht im Gruppenordner und eine feste Ansprechperson, die Änderungen sofort weitergibt.

Auch das Team selbst hat Rechte. Fotos von Erzieherinnen und Erziehern, etwa auf der Teamseite der Website, brauchen ebenfalls eine Rechtsgrundlage. Weil Beschäftigte von ihrem Arbeitgeber abhängig sind, sehen Datenschutzaufsichten die Freiwilligkeit einer solchen Einwilligung kritisch; machen Sie deshalb deutlich, dass ein Nein keinerlei Nachteile hat, und bieten Sie Alternativen wie ein Gruppenfoto oder ein gezeichnetes Porträt an.

Widerrufen Eltern ihre Einwilligung, müssen Sie Aushänge entfernen und digitale Bilder löschen oder aus der öffentlichen Ansicht nehmen. Der Widerruf wirkt für die Zukunft; was etwa in einer bereits gedruckten Festschrift steht, lässt sich nicht zurückholen. Gerade deshalb lohnt sich eine sorgfältige Abfrage vor jeder Druckveröffentlichung.

Legen Sie außerdem feste Löschfristen fest. Wo es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt, kann die Kitaleitung in Absprache mit dem Träger die Fristen nach dem Grundsatz der Erforderlichkeit selbst festlegen. Beim Wechsel in die Schule wird das Portfolio den Eltern ausgehändigt.

Ein praktischer Tipp für den Start ins Kitajahr: Behandeln Sie die Fotoeinwilligung wie jedes andere Aufnahmedokument und haken Sie pro Kind ab, ob sie vorliegt. Mit Eduminika können Sie Dokumenten- bzw. Unterlagenlisten anlegen und pro Kind nachverfolgen, welche Familie welches Dokument bereits abgegeben hat – so sieht Ihr Team auf einen Blick, wo noch eine Unterschrift fehlt.

Häufige Fragen zum Datenschutz in der Kita

Braucht unsere Kita eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten? Bei privaten und freien Trägern ist das nach § 38 BDSG unter anderem dann Pflicht, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Viele Träger benennen unabhängig davon jemanden – oft extern und für mehrere Einrichtungen gemeinsam.

Dürfen Erzieherinnen und Erzieher mit dem privaten Handy fotografieren? Datenschutzaufsichten raten davon ab. Die Nutzung privater Endgeräte für dienstliche Zwecke sollte nur in Absprache mit der Kitaleitung erfolgen; besser sind Dienst-Tablets oder Kameras, deren Bilder regelmäßig in einen geschützten Speicher übertragen und vom Gerät gelöscht werden.

Gelten Kinderfotos als „besonders sensible“ Daten? Nicht automatisch. Nach der DSGVO fallen Fotos erst dann unter die besonderen Kategorien, wenn sie mit speziellen technischen Mitteln zur eindeutigen Identifizierung verarbeitet werden, etwa mit Gesichtserkennung. Trotzdem verdienen Kinderfotos besonderen Schutz – Kinder können die Folgen einer Veröffentlichung selbst noch nicht überblicken.

Wo finden wir verbindliche Vorlagen? Fragen Sie zuerst Ihren Träger oder Spitzenverband; viele stellen geprüfte Musterformulare bereit. Die Landesdatenschutzbeauftragten und die kirchlichen Datenschutzaufsichten veröffentlichen regelmäßig Leitfäden. Prüfen Sie vor der Verwendung immer die aktuelle Fassung auf deren Websites – dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.